Politicas de Calidad

Código: GE-L17 Versión: 01 Fecha: 23-Oct-25

Vigencia: Desde la fecha de publicación y hasta su modificación oficial.

1. Introducción

Garanty Seguros Ltda. (en adelante, “Garanty Seguros” o “la Compañía”), sociedad legalmente constituida en la República de Colombia con NIT [●], con domicilio principal en Calle 46 No. 16 – 24, Torre Empresarial San Juan Plaza, Neiva, Huila, se compromete a brindar servicios de intermediación y asesoría en seguros de alta calidad, orientados a satisfacer las necesidades de sus clientes, empleados, proveedores y partes interesadas. Esta Política de Calidad establece los principios, objetivos y compromisos para garantizar la excelencia operativa, el cumplimiento normativo y la mejora continua, alineándose con la Ley 1480 de 2011, la Ley 1581 de 2012 y las mejores prácticas del sector asegurador.

Esta política aplica a todas las actividades, procesos, productos y servicios de Garanty Seguros, incluyendo el sitio web, atención al cliente, gestión de cotizaciones y relaciones con aseguradoras y terceros.

2. Visión de Calidad

Garanty Seguros aspira a ser reconocida como una empresa líder en intermediación de seguros en Colombia, destacándose por la calidad de sus servicios, la confianza de sus clientes y la innovación en sus procesos. La calidad es el pilar fundamental para fortalecer nuestra reputación y cumplir con los estándares de la Superintendencia Financiera de Colombia.

3. Principios de la Política de Calidad

Esta política se fundamenta en los siguientes principios:

  • Orientación al Cliente: Priorizar la satisfacción del cliente mediante servicios personalizados, oportunos y transparentes.
  • Liderazgo: Promover un liderazgo comprometido que fomente la participación de todos los colaboradores en la gestión de calidad.
  • Mejora Continua: Implementar procesos de revisión y optimización constantes para elevar el desempeño organizacional.
  • Enfoque en Procesos: Gestionar actividades mediante procedimientos documentados y medibles.
  • Decisión Basada en Evidencias: Utilizar datos y análisis para tomar decisiones informadas.
  • Relación con Partes Interesadas: Establecer alianzas estratégicas con aseguradoras, proveedores y reguladores.
  • Conformidad Legal: Cumplir con la legislación colombiana aplicable, incluyendo protección de datos y derechos del consumidor.

4. Objetivos de Calidad

Garanty Seguros se propone alcanzar los siguientes objetivos:

  • Lograr un índice de satisfacción del cliente superior al 90% anual, medido mediante encuestas post-servicio.
  • Reducir los tiempos de respuesta a solicitudes de cotización a un máximo de 24 horas.
  • Capacitar al 100% del personal en normas de calidad y protección de datos al menos una vez al año.
  • Disminuir los errores en la gestión de pólizas en un 15% anual mediante auditorías internas.
  • Garantizar la resolución del 95% de las quejas de clientes dentro de los 15 días hábiles establecidos por la Ley 1480 de 2011.

5. Ámbito de Aplicación

Esta política abarca:

  • Todos los procesos operativos, incluyendo atención al cliente, cotización de seguros, gestión de pólizas y soporte técnico.
  • El sitio web y plataformas digitales utilizadas para la interacción con clientes y terceros (e.g., Agentemotor).
  • Las relaciones con aseguradoras, proveedores y socios comerciales.
  • El personal interno, contratistas y teletrabajadores involucrados en las operaciones de la Compañía.

Se aplicará en todas las sedes y actividades realizadas dentro y fuera de Colombia cuando estén relacionadas con los servicios de Garanty Seguros.

6. Compromisos de Gestión

6.1 Compromiso con el Cliente

Garanty Seguros se compromete a:

  • Ofrecer información clara, veraz y oportuna sobre productos y servicios de seguros.
  • Responder a consultas y reclamos conforme a los plazos legales (15 días hábiles según Ley 1480 de 2011).
  • Proteger los datos personales de los clientes bajo la Ley 1581 de 2012, garantizando su confidencialidad y seguridad.

6.2 Compromiso Interno

La Compañía asegura:

  • Proporcionar recursos adecuados (tecnológicos, humanos y financieros) para la gestión de calidad.
  • Fomentar un ambiente de trabajo que promueva la innovación y el desarrollo profesional.
  • Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño de los procesos.

6.3 Compromiso con Reguladores

Garanty Seguros se compromete a cumplir con las resoluciones de la Superintendencia Financiera de Colombia y a someterse a inspecciones regulatorias periódicas.

7. Estructura y Responsabilidades

7.1 Dirección General

La Dirección, liderada por la Representante Legal, Nicol Trujillo Achury, tiene la responsabilidad última de aprobar, implementar y difundir esta política.

7.2 Departamento de Gestión de Calidad

Este departamento será responsable de:

  • Desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
  • Realizar auditorías internas y externas anualmente.
  • Coordinar capacitaciones y programas de mejora continua.

7.3 Personal y Colaboradores

Todos los empleados y contratistas deben adherirse a los procedimientos de calidad y reportar desviaciones al Departamento de Gestión de Calidad.

8. Procesos de Gestión de Calidad

8.1 Planificación

Se elaborarán planes anuales de calidad que incluyan objetivos, recursos y cronogramas, revisados trimestralmente.

8.2 Ejecución

Los procesos clave incluyen:

  • Atención al Cliente: Uso de formularios web y WhatsApp para solicitudes, con seguimiento personalizado.
  • Cotización y Emisión: Verificación de datos y coordinación con aseguradoras en un máximo de 48 horas.
  • Capacitación: Programas específicos para asesores sobre productos y normativas.

8.3 Evaluación

Se realizarán encuestas de satisfacción y análisis de quejas para evaluar el desempeño, con reportes mensuales al Comité de Calidad.

9. Mejora Continua

Garanty Seguros implementará:

  • Reuniones mensuales del Comité de Calidad para revisar indicadores.
  • Acciones correctivas y preventivas tras identificar no conformidades.
  • Actualización de procedimientos basados en retroalimentación de clientes y reguladores.

La mejora continua se alineará con los principios de ISO 9001, adaptados al contexto colombiano.

10. Indicadores de Desempeño

Los siguientes indicadores se monitorearán:

  • Tasa de resolución de quejas: ≥95% en 15 días hábiles.
  • Tiempo de respuesta a cotizaciones: ≤24 horas.
  • Índice de satisfacción del cliente: ≥90%.
  • Número de capacitaciones completadas: 100% del personal anual.

Los resultados se publicarán internamente cada trimestre.

11. Relación con Proveedores y Terceros

Garanty Seguros exigirá a sus proveedores (e.g., Agentemotor) el cumplimiento de estándares de calidad mediante contratos que incluyan cláusulas de servicio y auditorías periódicas.

12. Cumplimiento Legal

La Compañía se compromete a:

  • Cumplir con las normativas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
  • Proteger los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  • Respetar los derechos de los consumidores bajo la Ley 1480 de 2011.

Auditorías externas se realizarán semestralmente para verificar el cumplimiento.

13. Comunicación y Difusión

Esta política se comunicará a todo el personal mediante capacitaciones iniciales y actualizaciones anuales. Los clientes y proveedores recibirán un resumen a través del sitio web y correos electrónicos.

14. Revisión y Actualización

La política se revisará anualmente o tras cambios significativos en las operaciones o regulaciones. Las modificaciones se publicarán en el Sitio y notificarán a las partes interesadas.

15. Contacto y Consultas

Para consultas o sugerencias relacionadas con esta política, contacte:

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