I. INTRODUCCIÓN
GARANTY SEGUROS LTDA., en desarrollo de sus valores corporativos: Integridad, Equipo, Servicio, Pasión, Innovación, Agilidad, establece que la información de sus trabajadores, clientes, proveedores, entre otros, (en adelante “Los Titulares”) que reposa en la base de datos de la Agencia, será protegida y se brindará un tratamiento apropiado de los datos personales, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en observancia a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014, 1081 de 2015 (incorporados en el Decreto único 1074 de 2015) y demás normas concordantes y modificatorias.
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en los Software, perfil sociodemográfico y cualquier base de datos de GARANTY SEGUROS LTDA., cuyo titular sea una persona natural o jurídica, para el desarrollo de su objeto social.
III. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
- a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
- b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
- c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.
- g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
IV. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
- a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GARANTY SEGUROS LTDA., para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- c. Ser informado por GARANTY SEGUROS LTDA., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante GARANTY SEGUROS LTDA.
- e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
V. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
GARANTY SEGUROS LTDA., tendrá los siguientes deberes, además de los que se establezcan en otras disposiciones legales:
- a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
- i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
- k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
VI. DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
De acuerdo con la información que se requiera por GARANTY SEGUROS LTDA., para llevar a cabo su objeto social en cada uno de sus procesos, podrá solicitar:
- TRABAJADORES.Nombres y apellidos completos, número de cédula, ciudad y fecha de expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad, RH, dirección y municipio de residencia, número telefónico personal y contacto en caso de emergencia, correo electrónico, nombre del cónyuge o compañero(a) permanente, número de hijos, profesión, EPS, Fondo de Pensión y Cesantías, estado civil, escolaridad, estrato social, cuenta bancaria, licencia de conducción y vacunas aplicables (en caso de requerirse).
Los trabajadores en el proceso de contratación firman el formato GTH-F12 Autorización tratamiento de datos personales.
- PROVEEDORES.En el caso de los proveedores, se solicitará la información relacionada en el documento denominado GC-P02 GESTIÓN DE PROVEEDORES ANEXO 1 – REQUISITOS PROVEEDORES, donde se especifica los requisitos aplicables para todos los proveedores de productos y servicios y aquellos que sean requeridos por nuestros clientes de ARL, los cuales serán verificados en las etapas de selección, evaluación, reevaluación y seguimiento del desempeño:
- Proveedores de transporte.
- Proveedores de Mantenimiento.
- Proveedores de Exámenes Médicos Ocupacionales.
- Proveedores de Servicios Profesionales.
- Proveedores de Calibración o Verificación / inspección.
- Proveedores de Disposición de Residuos.
- Proveedores de Estudios de Higiene.
- Proveedores de capacitaciones.
- Proveedores de dotación y EPP.
- Proveedores de capacitaciones especializadas.
- Fumigación.
- Proveedores de Alimentos Preparados.
- Proveedores ente de certificación sistemas de gestión
- Proveedores de productos y otros
- Proveedores de Almacenes de Cadena
- CLIENTES INTERMEDIACIÓN ARL.GARANTY SEGUROS LTDA., cuenta con un Software donde registra los datos personales de los clientes de intermediación en ARL, tales como: Nombre completo de la empresa, número de identificación tributaria (NIT), teléfono, dirección, número de contrato, ARL, aportes realizados al Sistema General en Riesgos Laborales, número telefónico corporativo y fecha de nacimiento del Gerente General de la empresa, actividad económica, correo electrónico, número de celular corporativo del Profesional HSEQ o quien haga sus veces al interior de la empresa y los adicionales requeridos por nuestro sistema de gestión.
- CLIENTES SEGUROS.De acuerdo con el tipo de póliza, la Agencia solicitará los documentos necesarios al cliente, los cuales se encuentran indicados en el formato GS-F02 Requisitos para la cotización y emisión de pólizas, el cual contiene de manera detallada los requisitos y datos que GARANTY SEGUROS LTDA., requerirá a los clientes.
VII. FINALIDAD Y TRANSFERENCIA DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento que GARANTY SEGUROS LTDA., ejercerá sobre los datos de Los Titulares, tiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la Agencia, su matriz, filiales, subsidiarias, controladas y similares, lo cual incluye pero no se limita a: fines estadísticos, comerciales, informativos, de seguimiento al producto, de mercadeo, de notificación y contacto al cliente, trabajador y proveedor, para las campañas de seguridad y/o de satisfacción, mercadeo relacional y/o similares, cotización y emisión de pólizas, verificación en centrales de riesgo, pagos a proveedores, facturación, legalización de servicios, cotizaciones, comprobación, competencia e idoneidad de los proveedores para la prestación de servicios, capacitaciones y asesorías, supervisión de equipos o productos que cuenten con los soportes correspondientes, información actualizada de los trabajadores para temas contractuales, otrosí, permisos, préstamos, aplicación de políticas internas, aspectos contables y de nómina, y demás aplicables a cada uno de los Titulares.
Como parte de cualquiera de las formas de Tratamiento descritas, GARANTY SEGUROS LTDA., podrá transferir y transmitir a cualquier título los datos personales de los Titulares a sus empresas relacionadas o afiliadas, entidades públicas o privadas cuando se requiera efectuar cursos o programas de formación, aseguradoras y financiadoras, proveedores, así como a terceros en calidad de Encargados del Tratamiento o no, dentro y fuera del país. En cualquier caso, el (los) Encargado (s) del Tratamiento, si lo hubiere se someterán a la presente Política de Tratamiento de Datos personales y a los manuales internos de procedimiento para el Tratamiento de la información.
Todos los datos personales que se encuentren almacenados en cualquiera de las bases de datos administradas por GARANTY SEGUROS LTDA., serán protegidos bajo estrictas medidas de seguridad, buscando impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, cumpliendo así con lo establecido en la Ley.
VIII. DATOS SENSIBLES
Para el caso de datos personales sensibles, GARANTY SEGUROS LTDA., podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
- a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, Organización no gubernamental (ONG), asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
IX. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de Datos Personales tratados por GARANTY SEGUROS LTDA., tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de estos para fines específicos.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son: Comunicación a través del correo electrónico:
gerencia@garantyseguros.com, con la respectiva solicitud; ésta podrá ser realizada por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por Ley para actuar en su nombre.
La solicitud deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- ▪ Identificación del titular de la información.
- ▪ Nombre y apellidos de quien presenta la consulta o el reclamo y calidad en que actúa (causahabiente, representante y/o apoderado), debidamente acreditado.
- ▪ Información que solicita cuando se trata de una consulta o descripción de los hechos cuando se trata de un reclamo.
- ▪ Documentos que sirvan de prueba, cuando aplique.
- ▪ Datos de contacto para remitir respuesta.
Toda consulta será respondida dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de esta.
X. RESPONSABLE
GARANTY SEGUROS LTDA. será el responsable del tratamiento de los datos personales.
XI. CANALES DE COMUNICACIÓN
XII. FORMATOS APLICABLES
- GTH-F19 Perfil Sociodemográfico.
- GC-P02 Gestión de Proveedores Misionales Anexo 1– Requisitos Proveedores.
- GS-F02 Requisitos para la Cotización y Emisión de Pólizas.
Cordialmente,
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NICOL TRUJILLO ACHURY
Representante Legal
